Bedrijven

De waarde van email voor een bedrijf kan op twee manieren vastgesteld worden (Van den Hooff, 1996). Er kan worden uitgegaan van bedrijfsprocessen om eisen aan email op te stellen. Voorbeelden van bedrijfsprocessen zijn de inkoop van grondstoffen, personeelsmanagement en de verkoop van produkten. Deze processen vereisen communicatie, tussen werknemers en tussen bedrijven. Email wordt binnen deze benadering beoordeeld op de mogelijkheden die het biedt voor zulke communicatie. Email wordt vergeleken met de tot dusver gebruikte methodes, waarmee geen recht wordt gedaan aan de unieke mogelijkheden van het medium. Een tweede benadering doet eigenlijk het omgekeerde. Er wordt uitgegaan van de nieuwe mogelijkheden die email biedt, voor een bepaald bedrijf met bepaalde bedrijfsprocessen. Het nadeel van deze benadering is dat er te weinig rekening gehouden met de wensen van de werknemers. Email wordt vaak ingevoerd omdat het nieuw en 'in' is, niet omdat de werknemers email nodig vinden. De angst om 'achter te lopen bij de rest' leidt ertoe dat nieuwe technologie overhaast wordt ingevoerd. Om de waarde van email voor een organisatie te beoordelen moeten de twee bovenstaande benaderingen gecombineerd worden. Door ëen constante terugkoppeling tussen eisen en mogelijkheden loopt men niet het risico dat de waarde die aan technologie [hier: email] wordt toegekend los komt te staan van de behoeften die in de organisatie leven, en zullen ook de meer innovatieve en strategisch belangrijke gevolgen van het gebruik van een communicatietechnologie [hier: email] in een beoordeling meegenomen kunnen worden" (Van den Hooff, 1996). De introductie van email moet zo gebeuren dat het medium binnen de organisatie geaccepteerd wordt. De mate van acceptatie hangt 'van de relatieve waarde dat de innovatie biedt, boven een bestaand idee, concept of apparaat dat nu een vergelijkbare functie vervuld' (Van den Hooff, 1996). Email neemt binnen een organisatie eerst alleen maar een gedeelte van de traditionele communicatiemedia (telefoon, fax, interne post) over. Na een tijdje worden door de gebruikers zelf nieuwe toepassingen uitgevonden. Email krijgt hierdoor een toegevoegde, strategische waarde voor een bedrijf. Voorwaarde hiervoor is dat de organisatie geen beperkingen oplegt aan het gebruik van email. Juist het uitwisselen van kantoorroddels en de bespreking van Ajax - PSV maakt medewerkers vertrouwd met de technologie. De invoering van email kan de communicatielijnen binnen een bedrijf verkorten. Daarbij moet rekening gehouden worden met de informele stijl van email. Werknemers blijken makkelijker een mailtje naar de baas te sturen, dan dat ze de telefoon pakken of een brief schrijven. De stijl van email en de impact op een organisatie wordt in een aparte paragraaf verder beschreven. Email kan een strategisch, aanvullend communicatiemedium voor een bedrijf zijn. Voorwaarde daarvoor is dat zowel de mogelijkheden van het medium als de wensen van de werknemers tegenover elkaar gezet worden. Eén van de bedrijfsprocessen waarbij email ingeschakeld kan worden is marketing en sales. De toepassing van email op dit terrein is een goed voorbeeld hoe een nieuwe technologie eerst de functie van oudere technologieën overneemt. Als de techniek ingeburgerd is, worden nieuwe toepassingen ontwikkeld, die alleen met het nieuwe medium mogelijk zijn. In hoofdstuk 3 zal een analyse worden gegeven van 'direct marketing via email' (ook wel deemail genoemd).